DIGITALIZÁCIA

You are here:

Účtovníci pozor! Pripravte sa s nami na digitálnu budúcnosť a prejdite na moderný spôsob vedenia účtovníctva.
Jednoducho, prehľadne – presne tak Vám to vysvetlíme vo videu práve tu:

video

Digitalizácia účtovníctva. Áno či nie?

Digitalizácia a automatizácia účtovníctva sú dva pojmy o ktorých ste už určite počuli.  Čo to ale pre Vás v praxi znamená? Aké máte možnosti využiť navrhovanú novelu zákona o účtovníctve od 01.01.2022 naplno?

Pripravovaná novela zákona o účtovníctve ustanovuje nové možnosti transformácie dokumentov z listinnej formy do elektronickej formy a uvádza, kedy už nie je potrebné uchovávať listinný účtovný záznam, ak bol transformovaný na elektronický účtovný záznam. Bude potom na každom podnikateľovi, každej spoločnosti ako sa rozhodne viesť svoju ekonomickú agendu, či naďalej v listinnej forme alebo digitálne.

Ak sa rozhodnete pre digitalizáciu účtovníctva listinné záznamy bude možné previesť na elektronické pomocou skenovania do súborového formátu v rastrovej grafickej forme – ako napríklad: PDF, JPEG, TIFF. Pri skenovaní je dôležité zabezpečiť aby bol elektronický záznam úplný, čitateľný, neporušený, a v novej podobe obsahovo a vizuálne zhodný s jeho pôvodnou podobou.

Elektronické záznamy budete môcť posielať a prijímať aj od svojich obchodných partnerov. A to buď  po písomnej dohode o určení technických požiadaviek potrebných na prijímanie účtovných záznamov alebo po potvrdení súhlasu prijímateľa. Za potvrdený súhlas prijímateľa o akceptácií účtovného záznamu môže byť aj informácia o úhrade požadovanej sumy.

Všetky elektronické záznamy, ktoré ste prijali v elektronickom formáte alebo ste ich transformovali z listinnej podoby by ste mali uložiť na bezpečné úložisko alebo dátový nosič – USB, disk,… Za bezpečné úložisko môžeme považovať server alebo diskové pole, v ktorom sa nachádzajú zrkadlené disky s automatickým zálohovaním. V prípade, že si uchovávate dôležité  dokumenty na Vašom počítači alebo notebooku nastavte ich pravidelné zálohovanie.

Úložisko alebo dátový nosič bude potrebné zabezpečiť proti strate, odcudzeniu, zničeniu alebo poškodeniu. Tiež treba dbať aj na zabezpečenie údajov proti zneužitiu, neoprávneným prístupom k nim alebo neoprávnenými zásahmi. Aj výrobcovia softvérov kladú dôraz na to, aby dáta boli v maximálnom bezpečí a strata účtovných dokladov tak určite nehrozí. Dnešné online systémy využívajú pokročilé šifrovanie a zabezpečia dáta pred únikom údajov.

Vo vašom počítači alebo notebooku môžete využiť zabezpečenie Bitlocker,, ktorý je súčasťou operačného systému a šifrovaním ochráni Vaše dáta v prípade krádeže. Súčasťou operačného systému je aj firewall, ktorý je prvým ochranným štítom a spolu s antivírusovým programom zabráni nepozvaným hosťom pristúpiť na Vašu sieť. Netreba však zabudnúť na ich pravidelné aktualizácie.

Pri spracovaní elektronických dokumentov môžete využiť automatizáciu procesov, čím sa zmenší priestor na vznik prípadných chýb a urýchlia sa procesy. Použitím digitalizácie a automatizácie bude mať vaše podnikanie nový rozmer. Všetky dáta budú prístupné skoro odkiaľkoľvek, kedykoľvek a budete v nich môcť vyhľadávať takmer čokoľvek. Napríklad pri faktúre Vám bude stačiť jej číslo, variabilný symbol alebo názov dodávateľa a online ju nájdete skoro obratom.

Budete potrebovať menej tlačených dokumentov, čomu sa poteší nie len naša príroda ale aj Vy. V kancelárií sa bude zrazu hromadiť menej papierov, menej zakladačov a postupom času nebudete využívať ani veľké archívy. Je oveľa jednoduchšie ak sa presúvajú dáta a súbory, ako by ste museli či už Vy alebo Vaši zamestnanci chodiť s papiermi fyzicky.

Páčia sa Vám tieto benefity? Chceli by ste sa dozvedieť viac? Neváhajte nás kontaktovať, radi Vám zodpovieme všetky vaše otázky a pomôžeme Vám s digitalizáciou a automatizáciou Vášho účtovníctva.