Ministerstvo vnútra SR pripravuje ďalšiu novelu a efektívnu zmenu právneho procesu archivácie a registratúry v nadväznosti na účtovné záznamy. Novela zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach je výsledkom postupnej digitalizácie účtovných záznamov a ich elektronického uchovávania.
Pripravované zmeny digitalizácie účtovníctva sa v oblasti archivácie prejavia zadefinovaným rôznych postupov najmä v prípade skenovania dokumentov, výber formy uchovávania záznamov a zabránenia duplikácie archivovaných dokumentov. Predkladateľom novely je Ministerstvo vnútra SR (dôvody novely sú prístupné v dôvodovej správe).
Zmena podoby registratúrneho záznamu
Novelou sa dopĺňa možnosť vybrať si akým spôsobom budú uchovávané registratúrne záznamy (prijatá pošta a rôzne dokumenty) – v papierovej alebo elektronickej forme. Počas roka teda bude možné zmeniť podobu záznamu len raz.
Táto zmena sa týka predovšetkým:
- štátnych orgánov
- obcí
- firiem
- škol
Zmena zákona odbúra zdvojovanie registratúry, zníži náročnosť spojenú so správou listinných registratúrnych záznamov a zároveň podporí pre životné prostredie priaznivé zelené úradovanie.
Nálezné pri objavení archívneho dokumentu
Súčasne sa do legislatívy zapracuje návrh v prípade objavenia archívneho dokumentu bez vlastníka. Takéto dokumenty budú patriť do majetku štátu a nálezcovi vzniká nárok na odmenu vo výške 10% hodnoty nájdeného dokumentu.
Cieľom je pomôcť Ministerstvu vnútra motivovať občanov o informovaní takýchto nájdených dokumentov. Samotná hodnota bude stanovená osobitným orgánom – Akvizičnou komisiou ministerstva zložená z archivárov.
Ďalšie zmeny
Medzi ďalšie novelizované zmeny patrí:
- zakazuje sa archívom zveriť správu archívnych dokumentov neoprávnenej osobe
- v súlade s eGovernmentom sa upravujú spôsoby autorizácie elektronických registratúrnych záznamov
- zavádza sa nový druh osobitného vyraďovacieho konania
Účinnosť návrhu zákona sa predpokladá od 15. októbra 2025. Naďalej budeme intenzívne sledovať a monitorovať legislatívny vývoj v tejto oblasti. Všetky dôležité a významné zmeny budú zverejnené v našich Moore BDR novinkách.
