Digitalizácia a IT poradenstvo

You are here:

Digitalizácia ako nástroj

Digitalizácia fascinuje ľudí po celom svete. Prináša zjednodušenie každodenných procesov a poskytuje viac času na iné aktivity. Je však často zamieňaná s pojmom automatizácia, ako sa teda tie dva pojmy odlišujú?

Digitalizácia je prevod primárnych dokumentov do digitálnej (teda strojom čitateľnej) podoby. Jej funkcia nadobúda väčší význam, najmä ak sa vraciame k dokumentom, ktoré vznikli
dávnejšie ako sú vzácne rukopisy či stará tlač, ktoré je takto možné uchovať pre ďalšie generácie bez poškodenia. V modernej dobe digitalizácia predstavuje šetrenie priestoru, energií a samotnej prírody, a teda je to krok do budúcna.

Na druhej strane automatizácia predstavuje tvorbu samostatne pracujúcich procesov v oblasti výroby, riadenia, triedenia dát či vykonávania rôznych funkcii v podniku, ktoré fungujú bez priameho zásahu človeka

Digitalizácia je však často súčasťou automatizácie a naopak. Digitálne technológie boli taktiež prenesené aj do podnikania a nenávratné toto prostredie ovplyvnili. Digitalizácia v tomto odvetví posunula myslenie orientované na zákazníka na vyššiu úroveň v každom procese organizácie od plánovania stratégie, cez jej realizáciu až k samotnej kontrole.

Digitalizácia v legislatívnej podobe

Novela zákona o účtovníctve ustanovuje nové možnosti transformácie dokumentov z listinnej formy do elektronickej formy a uvádza, kedy už nie je potrebné uchovávať listinný účtovný záznam, ak bol transformovaný na elektronický účtovný záznam. Elektronický záznam musí však spĺňať štyri podmienky podľa § 31 ods. 3 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, teda účtovná jednotka musí zabezpečiť vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť účtovného záznamu od okamihu vyhotovenia účtovného záznamu alebo od okamihu prijatia alebo sprístupnenia účtovného záznamu. Je teda na každom podnikateľovi, každej spoločnosti ako sa rozhodne viesť svoju ekonomickú agendu, či naďalej v listinnej forme alebo digitálne.

Čo Vám vieme digitalizáciou priniesť:

Digitalizácia agendy

Pri digitalizácií účtovníctva je základným krokom prevedenie listinných záznamov do elektronickej podoby pomocou skenovania do súborových formátov v rastrovej grafickej forme – ako napríklad: PDF, JPEG či TIFF. Pri skenovaní je dôležité zabezpečiť, aby bol elektronický záznam úplný, čitateľný, neporušený, a v novej podobe obsahovo a vizuálne zhodný s jeho pôvodnou podobou. Výhodou elektronických záznamov je ich posielanie zákazníkom a inštitúciám ako aj prijímanie od svojich obchodných partnerov. Tento krok môžete využiť buď  po písomnej dohode o určení technických požiadaviek potrebných na prijímanie účtovných záznamov alebo po potvrdení súhlasu prijímateľa. Za potvrdený súhlas prijímateľa o akceptácií účtovného záznamu môže byť aj informácia o úhrade požadovanej sumy.

Zabezpečenie elektronických formátov

Všetky elektronické záznamy, ktoré prijmete  v elektronickom formáte alebo transformujete z listinnej podoby, by sa mali  uložiť na bezpečné úložisko alebo dátový nosič – USB, harddisk… Za bezpečné úložisko sa  považuje server alebo diskové pole, v ktorom sa nachádzajú zrkadlené disky s automatickým zálohovaním. V prípade, že uchovávate dôležité  dokumenty na Vašom počítači alebo notebooku je potrebné nastaviť ich pravidelné zálohovanie.

Úložisko alebo dátový nosič bude potrebné taktiež zabezpečiť proti strate, odcudzeniu, zničeniu alebo poškodeniu. Tiež treba dbať aj na zabezpečenie údajov proti zneužitiu, neoprávneným prístupom k nim alebo neoprávneným zásahom. Aj výrobcovia softvérov kladú dôraz na to, aby dáta boli v maximálnom bezpečí a strata účtovných dokladov, tak určite nehrozí. V rámci zabezpečenia teda môžete využiť dnešné online systémy, ktoré využívajú pokročilé šifrovanie a zabezpečia dáta pred únikom údajov kedykoľvek. Je teda na Vás či samotné zabezpečenie bude implementované už pri procese digitalizácie alebo po jej ukončení.

Riadenie kybernetickej bezpečnosti

Je kombinácia rôznych metodík pre riadenie rizík kybernetickej bezpečnosti založených na medzinárodných štandardoch v záujem bezpečného zavádzania procesov a postupov. Základnými prvkami u samotného užívateľa a v jeho počítači alebo notebooku je využitie zabezpečenia Bitlocker, ktorý je súčasťou operačného systému v rámci ochrany a šifruje Vaše dáta v prípade krádeže. Súčasťou operačného systému je aj firewall, ktorý je prvým ochranným štítom a spolu s antivírusovým programom zabráni nepozvaným hosťom pristúpiť na Vašu sieť. Netreba však zabudnúť na ich pravidelné aktualizácie.

Spracovanie elektronických dokumentov

Pri spracovaní digitalizovaných dokumentov stojí za zváženie využitie automatizácie procesov, čím sa zmenší priestor na vznik prípadných chýb a urýchlia sa procesy. Použitím digitalizácie a automatizácie bude mať vaše podnikanie nový rozmer. Všetky dáta budú prístupné skoro odkiaľkoľvek, kedykoľvek a budete v nich môcť vyhľadávať takmer čokoľvek. Napríklad pri faktúre Vám bude stačiť jej číslo, variabilný symbol alebo názov dodávateľa a online ju nájdete skoro obratom.

Automatizácia procesov

Predstavuje naprogramovaný softvér v synchronizácií s inými IT systémami, ktorý spracováva repetitívne úlohy naprieč rôznymi aplikáciami na základe vopred stanovených podmienok a pravidiel, čím šetrí Váš čas a energiu Vašich zamestnancov. Pri vyšších modeloch je taktiež možné čiastočne využiť automatizáciu v rámci rozhodovacích procesov.  Automatizácia procesov teda prináša flexibilitu, konektivitu a prepája obchodné procesy v rámci celej organizácie, čim Vašej organizácií poskytuje okamžitú a trvalú výhodu. Jej využitie je ďaleko širšie pri plnom využití digitalizácie, nakoľko veľa procesov sa dá automaticky napojiť na digitálny archív a teda sú vytvárané konzistentnejšie, presnejšie a úplnejšie výsledky.

Riadenie pracovného toku a digitalizácie personalistiky

V rámci digitalizácie ide o výber spôsobu uchovávania mzdovej dokumentácie v listinnej alebo v elektronickej forme ako aj možnosť dohody o elektronickom doručovaní mzdových dokumentov (potvrdenia o príjme, výplatné pásky…) či posielaní  dokumentov elektronicky  na daňový úrad, sociálnu poisťovňu či zdravotné poisťovne. Zároveň organizačná štruktúra, zamestnanci a manageri vo Vašom podniku sú základom budovania digitálnej kultúry a stratégie. Vzdelávame managerov a zamestnancov tak, aby vedeli budovať digitálnu budúcnosť firmy je preto neodlúčiteľnou súčasťou digitalizácie.

Poradenské služby

Poradenské služby pre strategické využitie digitálnych technológií na vytvorenie efektívneho podnikania predstavujú plánovanie a realizáciu digitálnej stratégie v rámci B2B, B2C alebo B2E na báze podnikateľských cieľov. Ide o spojenie cieľov podniku s digitalizáciou a technologickými zručnosťami na základe adekvátnych prístupov pričom najvyššou prioritou je zákazník a jeho potreby.

Reporting

Vďaka digitalizácií dát je možnosť pravidelného reportingu jednoducho nastaviteľná a časovo nenáročná. Tým Váš podnik môže vďaka uceleným pravidlám odhaliť nezrovnalosti a chyby, ktoré by ľudské oko prehliadlo. Zároveň prináša flexibilitu, rýchle prispôsobenie sa zmenám na trhu aj v rámci väčších procesov. Reporting sa teda v rámci podnikových operácií  pozerá na back-endové riešenia na zlepšenie interných procesov alebo dodávateľského reťazca.

Ide o interný pohľad na to ako je možné zákazníkov viac vyhovieť, viac ho zapojiť do diania, získať si jeho lojalitu a rozšíriť spoluprácu. Predstavuje prieskum v oblasti správania, vernosti zákazníka alebo v oblasti technológií, ktoré urýchľujú procesy.

Ak máte otázky, kontaktujte našich poradcov.

Mgr. Tomáš Ferianc
IT oddelenie

tomas.ferianc@bdrbb.sk
0907 818 740